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商標(biāo)檔案管理的內(nèi)容

檔案管理就其內(nèi)容來說，具體包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用五個(gè)方面.商標(biāo)檔案的利用，后面將專門講解，所以這里只介紹商標(biāo)檔案的收集、整理、鑒定和保管“

（一）商標(biāo)檔案的收集

商標(biāo)檔案的收集是指商標(biāo)檔案部門對(duì)商標(biāo)注冊(cè)、商標(biāo)管理中產(chǎn)生的大量文件材料，待其處理完畢或者告一段落后，按規(guī)定集中起來，定期或不定期地移交檔案室保存。商標(biāo)檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)，只有將大量分散的、沒有經(jīng)過處理的商標(biāo)原始文件材料收集起來，才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，歸檔入室，從而為社會(huì)提供有史料價(jià)值的商標(biāo)檔案.同時(shí)，也只有經(jīng)常地、不斷地開展商標(biāo)文件材料收集工作，才能不斷地豐富商標(biāo)檔案內(nèi)容，才能增加商標(biāo)檔案的館藏?cái)?shù)量，滿足社會(huì)查閱，利用商標(biāo)檔案進(jìn)行商標(biāo)權(quán)的承認(rèn)和保護(hù)，進(jìn)行商標(biāo)管理的教學(xué)和研究，進(jìn)行商標(biāo)知識(shí)及商標(biāo)管理法律、法規(guī)的宣傳和服務(wù)，從而更好地發(fā)揮商標(biāo)檔案的作用.

商標(biāo)注冊(cè)和商標(biāo)管理工作過程中，每日每時(shí)都會(huì)產(chǎn)生新的商標(biāo)文件材料，這些文件材料哪些應(yīng)該歸檔，哪些不需歸檔，什么時(shí)候歸檔，即是定期歸檔還是隨時(shí)歸檔，以及歸檔的文件材料在份數(shù)、規(guī)格等方面有哪些要求等都必須建立嚴(yán)格的檔案收集歸檔制度，使收集工作有章可循，有責(zé)可查，避免檔案收集工作中漫無(wú)目的或不按時(shí)、不按要求歸檔.商標(biāo)檔案收集歸檔制度一般包括商標(biāo)檔案收集歸檔的范圍、時(shí)間和要求。

1.確定商標(biāo)檔案收集歸檔的范圍

歸檔范圍是指哪些商標(biāo)文件材料應(yīng)該歸檔，哪些不需要?dú)w檔。確定歸檔范圍的基本指導(dǎo)思想是應(yīng)當(dāng)完整地收集那些有保存價(jià)值和利用價(jià)值的商標(biāo)文件材料。如果收集的商標(biāo)文件材料沒有保存和利用價(jià)值，不僅增加日后整理、鑒定、保管商標(biāo)檔案的工作，而且還會(huì)給商標(biāo)檔案的利用帶來不便，如果有保存和利用價(jià)值的商標(biāo)文件材料沒有收集，則會(huì)給商標(biāo)權(quán)的確認(rèn)和保護(hù)、商標(biāo)管理、商標(biāo)的科研工作等帶來不利影響。因此，根據(jù)保存和利用價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)來劃定商標(biāo)文件材料歸檔范圍是十分必要的.一般來說，商標(biāo)檔案所搜集的，主要是商標(biāo)圖樣和商標(biāo)使用商品，商標(biāo)注冊(cè)日期、商標(biāo)續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、注銷、撤銷等方面的文字材料，商標(biāo)假胃侵權(quán)處理，使用產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)比、有關(guān)的管理法規(guī)、政策等方而的文件材料，根據(jù)實(shí)際需要，有時(shí)也可以入檔。

2.確定商標(biāo)檔案收集整理的時(shí)間

根據(jù)文件材料特點(diǎn)，本著集中統(tǒng)一管理，便于利用的原則，確定商標(biāo)文件材料的歸檔時(shí)間。歸檔時(shí)間逋常有定期歸檔和隨時(shí)歸檔兩種。一般來講，對(duì)一些重要的商標(biāo)文件材料，為避免失散，在使用完畢或處理告一段落之后，應(yīng)即時(shí)歸檔，因而逋常宜采用隨時(shí)歸檔的辦法。對(duì)于平時(shí)大量產(chǎn)生，重要性不是很大，需要集中統(tǒng)一處理的商標(biāo)文件材料，宜采用定期歸檔的辦法。當(dāng)然在實(shí)際工作中，采用什么樣的歸檔方法，不僅要分析商標(biāo)文件材料本身的特點(diǎn)，而且還要分析檔案管理單位的人力、物力、財(cái)力等多方面的因素，結(jié)合歸檔的目的作出決定。簡(jiǎn)單地說，就是要根據(jù)必要和可能兩方而情況作出歸檔方法的選擇、決定，而且在情勢(shì)發(fā)生變更的情況下要適時(shí)地作出改變。

3.商標(biāo)檔案收集歸檔的要求

商標(biāo)檔案的收集歸檔要求主要有真實(shí)性、完整性、規(guī)范性三點(diǎn).所謂真實(shí)性，就是收集歸檔的文件材料應(yīng)是商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)、利用和保護(hù)過程中產(chǎn)生的歷史真跡，不可杜撰；所謂完整性，就是收集歸檔的文件材料應(yīng)是有利用和保存價(jià)值的，反映商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)、利用和保護(hù)情況的全貌，不能有所遺漏，在實(shí)際操作中，應(yīng)根據(jù)商標(biāo)文件歸檔范圍的要求，來收集歸檔文件材料；所謂規(guī)范性，就是收集歸檔的文件材料所用的紙張以及其它的文件載體的數(shù)量、大小、質(zhì)量、文件規(guī)格、書寫爨跡應(yīng)都符合長(zhǎng)期保存和利用的要求。

（二）商標(biāo)檔案的整理

商標(biāo)檔案的整理是指運(yùn)用科學(xué)的方法，將商標(biāo)檔案分門別類地進(jìn)行排列，使之系統(tǒng)化.整理的目的主要是使收集到的大量的檔案材料從分散、零亂、無(wú)序的個(gè)體到集中、整齊、有序的群體，便于商標(biāo)檔案的保管和利用。

商標(biāo)檔案的整理，一般是根據(jù)商標(biāo)檔案自燃形成的規(guī)律，對(duì)收集起來的檔案進(jìn)行分類、立卷、排列和編制檔號(hào)。

1.分類

商標(biāo)檔案的分類是根據(jù)商標(biāo)檔案的形式、內(nèi)容、時(shí)間"來源等因素把它們加以區(qū)分，把內(nèi)容、形式或具有其它相同特征的商標(biāo)檔案歸集在一起，分成若干層次和類別。商標(biāo)檔案分類應(yīng)符合下列要求：

第一，符合商標(biāo)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，合理設(shè)置類目，準(zhǔn)確歸類。

第二，符合商標(biāo)管理的需要，不同層次的管理部門可根據(jù)本部門的管理任務(wù)及本地區(qū)商標(biāo)的特點(diǎn)，采取不同的分類。

第三，分類體系具有邏輯性，便于檢索、保管和利用。

商標(biāo)檔案分類的方法或標(biāo)準(zhǔn)很多，通常采用的有I一是按材料所有人的性質(zhì)，如將全民所有制企業(yè)，集體所有制企業(yè)，個(gè)體工商業(yè)者，私營(yíng)企業(yè)，外商投資企業(yè)和外國(guó)企業(yè)的商標(biāo)檔案歸為一類；二是按時(shí)間分類，如將不同年度所形成的商標(biāo)檔案分別歸類，從而避免不同年度的檔案材料混在一起，造成混亂；三是按材料所有人的行業(yè)分類，如按化工、機(jī)械、電于、紡織等分別歸類I四是按商標(biāo)所使用的商品分別歸類，同一種商品所使用的商標(biāo)歸為一類#除了以上的分類方法之外，還可以按地域、國(guó)別、管理過程或環(huán)節(jié)等對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行分類。在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的比較少見，一般都是幾種方法結(jié)合使用，在選擇分類方法時(shí)，要結(jié)合工作需要和檔案管理單位的具體情況作出決定。

商標(biāo)檔案的分類是商標(biāo)系統(tǒng)化的關(guān)鍵，對(duì)整個(gè)商標(biāo)檔案整理工作乃至于整個(gè)商標(biāo)檔案的管理都具有重要意義。

2.立卷

商標(biāo)檔案的立卷是對(duì)收集起來的商標(biāo)文件材料按一定規(guī)則和聯(lián)系排列起來，分別裝訂成冊(cè)。立卷內(nèi)容包括編目，組卷，補(bǔ)卷和插卷。編目是指把分類后的材料分別編寫目錄；組卷是指對(duì)立卷成冊(cè)的材料中具有共同特性或有密切聯(lián)系的材料組合在一個(gè)卷內(nèi)；補(bǔ)卷是指在立卷或組卷后，如發(fā)現(xiàn)有遺漏的材料，或又產(chǎn)生了新的材料，則應(yīng)補(bǔ)充到整理好的案卷之中，這稱為補(bǔ)卷或插卷。補(bǔ)充的材料有時(shí)可以插入有關(guān)卷頁(yè)里，有時(shí)為了避免打破原有案卷的順序，也可以單獨(dú)成冊(cè)，排列在原有案卷的后面。

3.排列

商標(biāo)檔案的排列是指在分類、立卷的基礎(chǔ)上，把商標(biāo)檔案分成卷、冊(cè)、袋、盒、夾等保管單位，編上相應(yīng)的案卷號(hào)，依次排放在檔案架上或檔案柜中。

4.編制檔號(hào)

商標(biāo)檔案的編制檔號(hào)也是商標(biāo)檔案整理階段的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔號(hào)包括全宗號(hào)，宗卷目錄號(hào)，案卷號(hào)，頁(yè)號(hào)或件號(hào)。其中案卷號(hào)是商標(biāo)檔號(hào)中的關(guān)鍵號(hào)。這是由于案卷一旦確定，既有簡(jiǎn)化案卷的功能，又有固定案卷存放的位置和案卷在目錄中前后順序的作用，而且案卷號(hào)還直接關(guān)系到當(dāng)前的手工檢索和今后的電腦檢索的準(zhǔn)確性。編制檔案號(hào)的基本原則是在一個(gè)全宗內(nèi)，一個(gè)目錄內(nèi)不允許有重復(fù)的檔號(hào)。目前商標(biāo)檔案是采用注冊(cè)號(hào)順序流水排架法，融注冊(cè)號(hào)與案卷號(hào)于一體立卷的，有利于提高商標(biāo)檔案的整理效率。

（三）商標(biāo)檔案的鑒定

商標(biāo)檔案的鑒定是指商標(biāo)檔案主管部門定期對(duì)商標(biāo)檔案的保存價(jià)值予以評(píng)估，對(duì)需保存的，認(rèn)定保管期限，對(duì)沒有保存價(jià)值或失去保存價(jià)值的檔案材料予以剔除的工作。

商標(biāo)檔案的鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：

一方面是通過鑒定確認(rèn)商標(biāo)檔案需要保存，并確認(rèn)保護(hù)期限。《商標(biāo)檔案管理暫行辦法》第十二條規(guī)定：商標(biāo)檔案的保管期限，根據(jù)現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用分為永久、長(zhǎng)期（11年至30年）和短期（10年）三種。其分類依據(jù)是：

1.凡是反映商標(biāo)工作基本歷史面貌，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存；

2.凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)有查考、利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存；

3.在較短時(shí)間內(nèi)有查考、利用價(jià)值的檔案，可短期保存.

為了使商標(biāo)檔案工作有章可循，有據(jù)可依，1987年12月國(guó)家工商行政管理局和國(guó)家檔案局共同頒發(fā)了《窗標(biāo)檔案保管期限表》。該表內(nèi)保管期限分為永久、長(zhǎng)期（11年至30年）和短期（10年）三種。劃為長(zhǎng)期保存的檔案有重要的商標(biāo)許可合同等三項(xiàng)；劃為短期保存的檔案有注銷和撤銷商標(biāo)文件材料等八項(xiàng)；劃為永久保存的有重要的商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)文件材料等九項(xiàng)，詳細(xì)情況見表二。

另一方面是對(duì)沒有保存價(jià)值或失去保存價(jià)值的檔案材料予以剔除。在檔案的收集階段，就會(huì)遇到一些沒有保存價(jià)值的商標(biāo)文件材料，對(duì)這些文件材料應(yīng)當(dāng)予以淘汰，交還給原持有單位，由其保存或銷毀。對(duì)于立卷成冊(cè)，予以保存的商標(biāo)文件材料也要定期鑒定，對(duì)于那些因時(shí)間的推移原來有保存和利用價(jià)值，而現(xiàn)在沒有保存和利用價(jià)值，比如，保護(hù)期限屆滿的商標(biāo)檔案，予以剔除，否則，只會(huì)增加人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，不利于商標(biāo)檔案的保護(hù)和利用。

（四）商標(biāo)檔案的保管

商標(biāo)檔案的保管是指根據(jù)商標(biāo)檔案材料的自然屬性，采用合理的、科學(xué)的保管條件.采取安全的保護(hù)措施，免遭自然和人為因素對(duì)檔案的損毀，確保對(duì)商標(biāo)檔案的有效利用。

商標(biāo)檔案的載體會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生損害，這是由于保管條件的主客觀原因所致?？陀^原因是指紙張等制成材料和字跡等對(duì)檔案的影響以及溫度、濕度、光線、有害氣體、灰塵、水、火等因素對(duì)檔案的影響。主觀原因是指利用時(shí)由于使用不當(dāng)對(duì)檔案的影響。因此，加強(qiáng)檔案的保管工作必須高度重視，通過積極、有效的工作，盡可能使檔案減緩損壞過程，防止人為損害現(xiàn)象，延長(zhǎng)檔案利用壽命。具體工作有：

1.建立嚴(yán)格的商標(biāo)檔案保管和使用制度。商標(biāo)檔案保管工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，借閱時(shí)應(yīng)履行必要的手續(xù)，確保檔案不丟失、損毀，要禁止在室外陽(yáng)光下閱讀，禁止隨意涂抹、勾畫、折疊等。

2.檔案制成材料要選擇適當(dāng)，紙質(zhì)、墨水都要選擇便于長(zhǎng)時(shí)間保存的。比如紙張應(yīng)是紙質(zhì)優(yōu)良的，字跡最好用墨汁、碳素或蘭黑墨水書寫，一般不得用圓珠筆書寫，禁止用鉛筆書寫等。

3.配置保存檔案的專門室、架、柜和其它必要的設(shè)備，并創(chuàng)造、保持適宜的庫(kù)房保管條件。為了延長(zhǎng)商標(biāo)檔案的壽命，特別要防止有害氣體、灰塵、水、火等對(duì)商標(biāo)檔案造成損害，建立防火、防水、防塵、防潮、防光、防濕、防蟲、防污染的“八防”保護(hù)措施。比如，保管時(shí)庫(kù)房濕度以14C—18c為宜，相對(duì)濕度最好在50%—60%之間，一晝夜溫度變化范圍在2c左右、濕度變化在3%左右，庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙，并配備消防器材。

4.對(duì)已損壞的商標(biāo)檔案應(yīng)及時(shí)復(fù)制與修復(fù)，使之恢復(fù)原貌，保持其利用價(jià)值。

標(biāo)簽：銅川雙鴨山建材行業(yè) 西安自貢青海銅仁揭陽(yáng)

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