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呼叫中心客服管理與運(yùn)營管理思考

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(一)注意這三類人

某呼叫中心近800坐席,其中,直接與客戶接觸的一線坐席占了90%。這部分員工的想法比較簡單,只要每天接好電話,運(yùn)氣好一些不被質(zhì)檢抓到,一天就過去了。呼叫中心的各類KPI指標(biāo)實際上最終是要依靠各個員工去實現(xiàn)完成的,因此,引導(dǎo)好員工就顯得非常重要。

與員工最親密接觸的是班組長,班組長作為最基層的管理者,在呼叫中心起著關(guān)鍵的作用。而在實際工作中,班組長選撥主要是在班組中提撥那些執(zhí)行力較強(qiáng),工作自律、自覺,有奉獻(xiàn)精神,好學(xué)上進(jìn)的員工。推薦在公眾號CCOM標(biāo)準(zhǔn)上學(xué)習(xí)專業(yè)客服知識。但忽略了一點,就是班組長對大環(huán)境的理解與認(rèn)知。技能是可以通過幾堂培訓(xùn)課提升的,但意識與心態(tài)靠培訓(xùn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

“木桶”理論告訴了我們,影響木桶能裝多少水,不是桶里最長的木板,而是最短的木板。這個理論讓大家又進(jìn)入了另一個誤區(qū),認(rèn)為團(tuán)隊管理要關(guān)心后進(jìn)員工,因此都把精力放在的班組的后30%員工身上。當(dāng)然,這個方法不是無效,的確團(tuán)隊業(yè)績有了一定的提升。但是,班組的前30%就不爽了,一不爽的是班長不關(guān)心自己,二不爽的是自己辛苦的業(yè)績最終還是用來補(bǔ)桶了。最終會出來這么一幕:前30%退步了。

綜上所述,我認(rèn)為,呼叫中心管理主要要管理好三類人,做好以下三方面的工作,就可以解決這個瓶頸:

(1)重視“班長”的培養(yǎng)

班組是呼叫中心里生產(chǎn)運(yùn)營的最基本單位,是呼叫中心的“細(xì)胞”。而班組長則是這個“細(xì)胞”里的核心,既是生產(chǎn)一線的管理人員,也是實現(xiàn)呼叫中心運(yùn)營目標(biāo)的具體執(zhí)行人和帶頭人。班組長的能力素質(zhì)不僅影響著班組績效,在某種程度上還是影響呼叫中心運(yùn)營水平的一個重要因素,因為班組長作為呼叫中心最活躍的骨干,班組績效的高低直接影響著整個呼叫中心的管理水平,一切運(yùn)營策略的實施和推進(jìn)都要依靠班組長來進(jìn)行,因此如何系統(tǒng)性的來進(jìn)行班組長素質(zhì)能力的培養(yǎng)是提高呼叫中心運(yùn)營績效的一個關(guān)鍵重點。

班組長的定位非常重要,普通的定位是:“兵頭將尾”。作為班組老大為民請愿,同時嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的要求對下屬組員進(jìn)行指導(dǎo),最終完成公司的要求。而另一種定位就是 “教練”:從組員自身的角度和目標(biāo)出發(fā),幫助組員創(chuàng)造優(yōu)秀的績效。不論哪種定位,都沒有對與錯,但作為公司的領(lǐng)導(dǎo)者,重視班組長的重要性,一定是最正確的決策。

(2)加強(qiáng)“骨干員工”的激勵

管理還有一個思路,就是合理利用資源。如果我們把“短板”交給“長板”來管理,即能達(dá)到“補(bǔ)桶”的目的,還能夠讓“長板”得到了認(rèn)同,并且有用武之地。過程中,適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行輔導(dǎo),教會他如何制定計劃、采取行動、總結(jié)分析等的一系列過程,實時跟蹤并及時給予幫助,并適時的給予激勵,何樂而不為呢?

(3)有效的利用“末位淘汰”機(jī)制

不要怕員工流失。關(guān)注流失率主要要關(guān)注“培訓(xùn)流失率”與“優(yōu)秀員工流失率”,普通的流失,對于一個呼叫中心來說,是正常的,也是需要的。適當(dāng)?shù)臅r間,進(jìn)行末位淘汰,對于全員來說,是一種有效的刺激。但何種人才是“末位”,這個定位也非常重要。大部分企業(yè)按業(yè)績定位,這是可以理解的。但呼叫中心服務(wù)的是客戶,員工的心態(tài)直接影客戶感知,因此除了業(yè)績外,比較喜歡傳播負(fù)面情緒的員工也應(yīng)該列入淘汰范疇。

(二)呼叫中心現(xiàn)場管理

A:什么是呼叫中心的現(xiàn)場管理?呼叫中心為什么需要現(xiàn)場管理?

Q:現(xiàn)場管理是客戶服務(wù)中心質(zhì)量管理的一個重要環(huán)節(jié),是管理人員根據(jù)事先設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或工作要求,在服務(wù)現(xiàn)場或通過多媒體數(shù)字監(jiān)控手段對執(zhí)行服務(wù)的人員、設(shè)備、工作流程、環(huán)境等進(jìn)行實時的監(jiān)控和管理,發(fā)現(xiàn)和預(yù)測存在的和潛在的問題,并及時制定解決方案,以改善服務(wù)方法、作業(yè)流程、思維方式、工作環(huán)境,進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量的管理過程。

A:呼叫中心現(xiàn)場管理的意義何在?

B:呼叫中心現(xiàn)場管理對于呼叫中心的良性運(yùn)營至關(guān)重要。主要意義在于:管理者可以通過現(xiàn)場管理與所有的團(tuán)隊成員進(jìn)行更“親密”的接觸,加強(qiáng)與團(tuán)隊成員之間的溝通與交流,更加直接、迅速的獲取團(tuán)隊工作信息,了解整體運(yùn)作情況。通過現(xiàn)場管理,有助于管理者發(fā)現(xiàn)客戶服務(wù)中心在實際運(yùn)營中存在的新問題和各種需求,從實際出發(fā)實施管理,制定出具體的發(fā)展計劃和努力目標(biāo)。

利用現(xiàn)場管理,對團(tuán)隊成員進(jìn)行有效的幫助和指導(dǎo),通過每一位團(tuán)隊成員的不斷提高來實現(xiàn)團(tuán)隊的共同進(jìn)步。

通過現(xiàn)場管理,對客戶服務(wù)中心各項工作的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、檢驗,確??蛻舴?wù)中心各項工作都能夠有效的進(jìn)行。

對于在現(xiàn)場監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時給予糾正、分析和解決,結(jié)合實際運(yùn)作情況對工作發(fā)展計劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整以確保各項工作有效的實施,有助于更好的開展工作。

A:呼叫中心現(xiàn)場管理工作各相關(guān)崗位都有哪些職責(zé)?

B:與呼叫中心運(yùn)營管理有關(guān)的各相關(guān)崗位都不同程度地在現(xiàn)場管理中發(fā)揮著各自的作用。這里通過圖標(biāo)的方式對其作用及建議的頻度進(jìn)行分析:

A:現(xiàn)場指導(dǎo)作為呼叫中心現(xiàn)場管理中的重要內(nèi)容,有什么樣的目的?

B:現(xiàn)場指導(dǎo)的目的是使管理者對客戶服務(wù)員的工作狀態(tài)有一個全面的了解,在了解的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)在現(xiàn)場一對一的培訓(xùn)和指導(dǎo),因為最好的培訓(xùn)就是實地去做。在客戶服務(wù)中心運(yùn)營過程中,存在著通過電話監(jiān)聽或電話錄音無法及時發(fā)現(xiàn)的問題。例如,現(xiàn)場工作情緒、工作壓力、處理程序和速度、設(shè)備的操作方法、協(xié)調(diào)性等。這些問題往往對服務(wù)品質(zhì)的影響是巨大的。

A:呼叫中心現(xiàn)場指導(dǎo)有哪些主要的作用?

B:一方面可以給客服一定的心理安慰,這包括肢體安撫及語言安撫兩個方面;另一方面可以在客戶服務(wù)員遇到困難的時候給予一些必要的指導(dǎo)和鼓勵,如提供一些提示,把培訓(xùn)信息及時的融合到現(xiàn)場問題中,更易于新員工吸取經(jīng)驗。推薦關(guān)注客戶行業(yè)公眾號“呼叫中心那些事兒”學(xué)習(xí)專業(yè)客服知識。在一通呼叫結(jié)束后,管理者再進(jìn)行有針對性的分析和總結(jié),可以幫助客戶服務(wù)信息員深入地發(fā)現(xiàn)自身存在的問題以及應(yīng)該改進(jìn)的辦法,并在下一通呼叫中進(jìn)行狀態(tài)調(diào)節(jié),這樣經(jīng)過幾個反復(fù)后,客戶服務(wù)員可以培養(yǎng)起服務(wù)的自信心和一定駕馭問題的能力。結(jié)合自我監(jiān)聽和反復(fù)聆聽自己和他人的電話錄音,可以快速的進(jìn)入崗位角色。




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